An Power Point kommt man heute nicht mehr vorbei. Ja, es herrscht oft eine regelrechte Abhängigkeit von diesem Tool.
Hand auf’s Herz: Wenn du eine Präsentation halten darfst/sollst/musst, was machst du als erstes? Du öffnest eine leere ppt-Vorlage? Oder suchst du nach einer bereits bestehenden ppt, die du nur noch anpassen musst?
Wir haben ganz vergessen, das Präsentieren so viel mehr ist als Power Point. Ganz interessant ist die oft gehörte Formulierung „schick mir bitte noch deine Präsi“ – als wäre es überhaupt möglich, deine Präsentation per Email zu schicken (nicht nur die ppt).
Eine ppt- Präsentation sollte den Vortrag unterstützen, nicht ihn ersetzen! Leider sieht man heute vielmehr, dass der Vortrag rund um die ppt aufgebaut wird – das ist ein fataler Fehler, wenn man richtig gut präsentieren will. Nicht der Beamer präsentiert, sondern DU! Nicht die Zeichen am Bildschirm sollten im Mittelpunkt stehen, sondern DU!
Die Möglichkeiten, dem Gegenüber wirklich im Gedächtnis zu bleiben, sind schier unbeschränkt (weitere Artikel dazu folgen). Ppt kann uns dabei unterstützen. Vielleicht nutzt du einmal ein Bild, das die gesamte Folie ausfüllt, als Hintergrund für deinen Vortrag, dann wieder schaltest du eine Schwarz-Folie ein, damit die Aufmerksamkeit ganz dir gehört. Gewisse Themen kann man als Auflistung (bullet points) darstellen, andere an einer Graphik anschaulich erklären. Aber Text gehört nicht auf eine ppt-Präsentation, der wird von dir gesprochen.
Ich ahne schon: So wird das bei dir im Unternehmen nicht gelebt. Meist soll bei wichtigen Meetings (Verwaltungsrat oder Geschäftsleitung) die Präsentation vorab geschickt werden, damit sich die TeilnehmerInnen vorbereiten können. Oder damit bei mehreren Beiträgen der Inhalt gegenseitig abgestimmt werden kann. Gleichzeitig soll die Präsentation oft auch noch als Protokoll oder Skript dienen (bei Weiterbildungen), aus dem dann für Prüfungen gelernt werden soll. Wenn all diese Ansprüche an eine ppt-Präsentation gestellt werden, kann es per Definition keine gute Präsentation werden. Und es muss an dieser Stelle auch gesagt werden, dass eine ppt auch weder eine gute Grundlage zur Vorbereitung, noch ein gutes Skript sein kann.
Ich empfehle daher, für die verschiedenen Ansprüche auch die dafür passende Form zu wählen:
Zur Vorbereitung oder Vorab-Information: Executive Summary bzw. eine einfache Zusammenfassung des Themas als Fliesstext: max. 1 Seite, in Abschnitte strukturiert, evtl. eine Graphik einfügen
Zum Lernen: Skript mit Kapiteln und Graphiken, alle nötigen Informationen für die inhaltliche Nachbereitung oder Prüfung
ppt-Präsentation: Reines Unterstützungsmittel für eine gelungene Präsentation
Nachdem wir nun darauf hingewiesen haben, was Power Point NICHT ist, geht es nun darum, die Stärken von ppt zu erkennen und sie in unsere Präsentation zu integrieren. Worin ist ppt besonders gut?
- Bilder sagen mehr als 1000 Worte
- Graphiken verdeutlichen Zusammenhänge
- Abwechslung ist die halbe Miete
- Visuelle Typen komme auf ihre Rechnung
- Musik oder Videos beleben den Vortrag
Schwarzfolien geben dir die Möglichkeit, geplant eine wohltuende Pause in der Folienschlacht einzulegen, dich wieder in das Zentrum der Aufmerksamkeit zu begeben und das Publikum aus einer eventuellen Lethargie aufzuwecken. Du baust einfach eine pechschwarze Folie in die Präsentation ein. Wenn diese an der Reihe ist, erscheint es für die Zuschauer so, als wäre die ppt Präsentation pausiert (was sie ja auch ist) und das ist für dich das Stichwort, jetzt eine kleine Geschichte aus dem Alltag einfliessen zu lassen, Anschauungsmaterial aus deiner Tasche hervor zu zaubern oder eine Frage ins Publikum zu stellen.
Falls du spontan pausieren möchtest, kannst du im Präsentationsmodus auch einfach die Taste „B“ (für black) drücken.
Als weiteren Vorteil von Power Point nennen mir Kunden immer wieder, dass sie bei den Folien bereits ihre eigenen Stichworte oder Kommentare hinterlegen können. Ist das wirklich ein Vorteil? Dass du während deiner Präsentation noch in deinen Laptop schielen musst? Die Schrift ist dann auch so klein, dass du ihn wirklich nahe an deiner Nase haben musst! Falls du das Kapitel „Körpersprache“ noch nicht angeschaut hast, ist das jetzt der richtige Zeitpunkt. Und dann überleg dir das mit den guten alten Papierkärtchen noch einmal.
Du siehst also: Es gibt einige sehr wertvolle Anwendungen von Power Point. Doch sie ersetzen keine professionelle Präsentation. Deine Persönlichkeit ist das magische Element im Vortrag. :-)
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Verena Tschudi ist Coach für Karriere und Leadership. Sie ist die Herausgeberin des Podcasts LEVEL ME UP! und inspiriert ihr Publikum für mehr Erfolg und Erfüllung im Job.